До 15 травня триває конкурс в межах грантової програми «Моніторинг відбудови».
Конкурс: Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури.
Конкурс відбувається в межах проєкту «Контроль витрат на відновлення», який спільно виконують ІЕД, ЦЕС та ГО «Технології прогресу» за фінансової підтримки Європейського Союзу. Термін реалізації проєкту з червня 2023 року до грудня 2025 року.
В межах конкурсу ми отримали ряд питань, на які даємо відповіді.
- На що саме звертає найбільшу увагу грантова комісія?
Традиційно члени грантової комісії комплексно оцінюють заявку. З дуже важливих компонентів:
- Якість та структурованість виписування тексту заявки,
- Включення в заявку всіх заходів, які є необхідними за конкурсом, і також включення інших активностей,
- Наявність спроможної команди (резюме потрібно надсилати),
- Наявність переліку об’єктів, які відповідають меті конкурсу,
- Наявність сильного інформаційно-комунікаційного компоненту.
Але цей перелік не є вичерпним.
- Чи правильно я розумію, що організація, яка отримала в межах програми «Моніторинг відбудови» 1 грант, має більше шансів отримати підтримку?
Ні. Члени грантової комісії враховують вищезазначені факти, але також дивляться на досвід членів команди у сфері моніторингу. Загалом, як показує останній конкурс, шанси отримати підтримку є в усіх ГО, які якісно попрацювали над заявкою та зібрали спроможну команду.
Важливо врахувати, що одна громадська організація не може отримати понад 4 гранти в межах Конкурсу з моніторингу об’єктів соціальної інфраструктури, а сумарна підтримка не може перевищувати 1,5 млн грн за всі гранти.
- Чи правильно я розумію, що конкурсу з моніторингу закупівель зараз немає?
Саме так.
- Чи можна проводити захід, який є вимогою Конкурсу, в інших областях, ніж ті, де розташовані об’єкти моніторингу?
Ми рекомендуємо проводити заходи саме за територією розташування об’єктів. Водночас це не є обов’язковою умовою. Якщо, з вашої точки зору, необхідно або доцільно провести захід в іншій області, чітко зазначте це в заявці разом з метою події, описом цільової аудиторії, тощо.
- В заявці зазначено, що ГО має провести захід, до участі в якому залучити інші громадські організації. Чи потрібно вже зараз визначити три громадcькі організації, які братимуть участь в цьому заході в межах проєкту?
Ні, на сьогодні головне передбачити на це кошти. Громадські організації можна обрати пізніше. Перелік громадських організацій, які є чи були грантистами в межах програми «Моніторинг відбудови», доступний на сайті ІЕД.
- Чи можна оплачувати відрядження для фотофіксації об’єктів для членів команди?
Ми дозволяємо включати витрати на відрядження, включно з добовими, для штатних працівників організацій відповідно до законодавства України. ФОПи не можуть отримувати компенсацію за відрядження та добові відповідно до законодавства: для них відповідні витрати мають бути включені в гонорари.
- Чи важливо проводити опитування та фокус-групи в межах конкурсу?
Питання анкети, яку грантисти обов’язково мають заповнити, включають такі, які вимагають проведення інтерв’ю з представниками місцевої влади та бажано директорами об’єктів, які було відбудовано. Також важливою є точка зору населення щодо правильного вибору об’єктів, задоволеністю відбудовою, тощо. Найближчим часом ІЕД проведе вебінари з приводу використання відповідних методів дослідження. Слідкуйте за нашим YouTube каналом.
- Чи можна брати в моніторинг об’єкти, в яких було відновлено лише, умовно, “двері та вікна”?
Дуже просимо всіх брати в моніторинги об’єкти, які були відновлені та відбудовані після суттєвих пошкоджень або після руйнування. Це важливо, оскільки однією з цілей моніторингу є проаналізувати підхід до вибору об’єкту, виділення коштів, а також чи врахували важливість принципу «краще ніж було» (build back better). У випадку лише заміни дверей та вікон не йдеться про забезпечення безбар’єрності тощо.
- Яким має бути відео в межах проєкту?
Йдеться про короткий відеоролик для соцмереж тривалістю до 3 хвилин з коротким оглядом об’єкту до відбудови та після. У ролику потрібно показати позитивні та негативні зауваження грантистів до процесу відбудови об’єкту та результату. Ролик має містити чіткий меседж: чи якісно відбудований об’єкт, чи ні.
- Як краще організувати інформування про проєкт в медіа в ході його реалізації?
Щоб забезпечити висвітлення вашої роботи у місцевих медіа, пропонуємо дотримуватися такого алгоритму дій:
- Виберіть цікаві великі об’єкти для моніторингу, до яких прикута увага вашої громади
- Проведіть моніторинг їхньої відбудови та напишіть про нього у своїх соцмережах. Пишіть простими словами, в нейтральному тоні, без зайвих емоцій та звинувачень, але якщо ви знайшли порушення -- пишіть про них чітко та зрозуміло, без вагань.
- Розкажіть про ваш моніторинг місцевим медіа. Для цього надішліть їм бріф по об’єкту не більше однієї сторінки А4, де коротко розкажіть про основні недоліки та переваги об’єкту, а також контакти експертів, які могли би прокоментувати з вашого боку.
- Організуйте похід на об’єкт разом з журналістами, якщо об’єкт відкритий для відвідувань.
- Якщо під час моніторингу ви знайшли багато цікавинок про нього, але медіа мляво реагують на ваші пропозиції розказати про нього, звертайтесь до комунікаційного відділу ІЕД -- він доможе з висвітленням інформації у медіа.
- Як написати історії успіху в рамках проєкту?
Швидше за все, під час моніторингів ви стикнетесь як з дуже гарними об’єктами, які відбудовуються за правилами відбудови, так і з такими, де ви знайдете багато порушень. Розкажіть про ці об’єкти. Таких історій може бути 2-3 і вони будуть дуже сильно схожі на те, що ви пропонуватимете для медіа.
- Чи потрібно вказувати прізвища членів команди?
Так, бажано вже на етапі складання бюджету та плануванні роботи чітко визначитися з виконавцями.
- Чи є рекомендована кількість членів команди ?
Рекомендованої кількості немає, але в команді має бути не менше трьох осіб і обов’язково керівник проекту та бухгалтер. Недопустимо, щоб команда складалася з 1-2 осіб.
***
Також ви можете ознайомитися з питаннями, які ми отримали під час попередніх конкурсів:
- Чи існує затверджений перелік рекомендованих до моніторингу об’єктів (окрім таблиці вже охоплених проєктами минулих хвиль), або ж відбір об’єктів для моніторингу має здійснюватися заявником самостійно? Якщо так, чи є перелік державних або офіційних онлайн-ресурсів, які Ви рекомендуєте використовувати для пошуку таких об’єктів (наприклад, портал DREAM, сайт ДАРТ, Prozorro, Recovery Portal тощо)?
В таблиці включені об’єкти, які вже перебувають в моніторингу: ми її оприлюднюємо, щоб уникнути дублювань. Ось посилання https://ierpcons.sharepoint.com/:x:/r/sites/EU_Bigrecoverymonitoring/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7BBE63E40E-8BF0-426D-8297-4DDE5579FBCF%7D&file=%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D1%8F%20%D0%BE%D0%B1%27%D1%94%D0%BA%D1%82%D1%96%D0%B2.xlsx&action=default&mobileredirect=true
Заявник самостійно робить відбір об’єктів моніторингу з врахуванням тих, які вже були в моніторингу.
Важливо, щоб це були об’єкти соціальної інфраструктури, як це визначено в умовах конкурсу, що постраждали під час війни: були суттєво пошкоджені або зруйновані. При цьому йдеться про вже завершені об’єкти відбудови та відновлення.
В пошуку об’єктів може допомогти портал DREAM.
- Чи існує рекомендована кількість об’єктів для моніторингу в рамках одного проєкту?
В середньому по цьому конкурсу грантисти беруть в моніторинг близько 10 об’єктів.
Важливо, що йдеться про виїзд та фотофіксацію кожного з них, за можливості відео також. Всі кроки моніторингу визначено в Методології.
- Чи об’єкти можуть бути зосереджені в одній територіальній громаді або, навпаки, Ви очікуєте охоплення кількох різних громад/областей?
Організація може здійснювати моніторинг об’єктів відбудови в різних територіальних громадах. Важливо, щоб в заявці Ви показали, що спроможні виконати моніторинг включно з виїздами на об’єкти для фотофіксації. Також в межах конкурсу важливі зустрічі та інтерв’ю для з’ясування підходів до відбудови.
- Який підхід до географічного охоплення є більш бажаним, зважаючи на цілі програми (підвищення ефективності витрат та залучення ОГС на регіональному рівні)?
Перевага надаватиметься об’єктам, які розташовані в територіальних громадах без великого охоплення іншими моніторингами.
- Чи передбачено рамкові обмеження щодо оплати праці залучених експертів у бюджеті проєкту? Зокрема, чи допустимо закладати денну ставку для спеціаліста з технічного моніторингу на рівні 6 000 грн/день з урахуванням податків та зборів?
Ми не обмежуємо денні ставки фахівців. Головне, щоб сукупний бюджет проєкту не перевищував заявленої в умовах конкурсу сумі. Також важливо подати резюме експертів проєкту, які підтверджують відповідних досвід.
- Чи передбачаєте Ви надання шаблону або методичних рекомендацій для перевірки плану відновлення відповідно до Постанови КМУ №731?
Моніторинг відбудови здійснюється відповідно до Методології, ухваленої ІЕД. Вона доступна на сайті ІЕД. Методологія передбачає підготовку паспорту об’єкту, а також заповнення анкети з чітко визначеними запитаннями.
- Чи буде достатньо зібрати інформацію через запит на публічну інформацію та моніторинг офіційного сайту громади?
Просимо ознайомитись з Методологією моніторингу відбудови, якою мають користуватись всі грантисти. Її використання передбачає також інтерв’ю, проведення виїздів на об’єкти, короткий аналіз інформації зі закупівель, тощо. Як показує досвід наявних грантистів, запити на інформацію – це одне зі джерел інформації, але точно не єдине.
- У таблиці об'єктів вказано -"хто здійснює моніторинг" тобто організації для проведення моніторингу вже відібрані?
В таблиці представлено об’єкти, які вже перебували або перебувають в моніторингах грантистів, проєкти яких було підтримано грантовою комісією в обох конкурсах.
Таблицю було оприлюднено, щоб уникнути дублювань об’єктів при отриманні нових заявок.
- Саме цей конкурс націлений на нові організації, які ще не приймали участі у моніторингу відбудови, вірно?
Ні, це можуть бути також ті організації, хто вже брали участь. За умовами конкурсу один грантист може отримати не більше, ніж на три гранти і не більше ніж на 30 тис. євро в еквіваленті.
- Чи можна ГО подаватися на конкурс по моніторингу відбудови у тій же громаді, в якій вже ведеться моніторинг, якщо до реалізації проєкту буде залучено іншу проектну групу?
Так, можна подаватись. Головне, щоб перелік об’єктів, які організація бере в моніторинг був інший, ніж вже взято в моніторинг.
- Коли очікується старт проєктів за цим раундом конкурсів?
Очікується, що реалізація проєктів розпочнеться в червні 2025 року.
- Скільки одна організація може зробити проєктів за відповідним конкурсом?
Відповідно до умов, одна організація може отримати не більше трьох проєктів для виконання моніторингу за відповідним конкурсом.
- В умовах гранту вказано, що об'єкти для моніторингу не повинні розташовуватись ближче, ніж за 50 км до лінії бойових дій. Місто Суми знаходиться за 35 км від кордону з рф, чи вважається кордон з рф лінією бойових дій? Чи підходять об'єкти відбудови, які розташовані в місті Суми для моніторингу в умовах гранту?
Цього разу виняток щодо умови у 50 км до лінії бойових дій зроблено лише для Харкова, Херсону та Запоріжжя, а також Сум.
Тому цього разу можна подавати проєкти, які передбачають моніторинг в м. Суми.
- Чи може організація, яка зареєстрована в Києві, але впроваджує свою діяльність у інших регіонах, подаватися на конкурс “Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури”?
Так, організації, зареєстровані в м.Київ, можуть подаватись до участі в обох конкурсах, але повинні проілюструвати в заявці наявність досвіду роботи в регіонах.
- Чи може ГО подаватися на конкурс разом зі ЗМІ та вносити у бюджет гонорари для журналістів?
В проєктні команди можна залучати журналістів або як найманих працівників, або як ФОП: для цього в бюджеті проєкту потрібно передбачити зарплату або гонорар за виконану роботу. Обґрунтування потреби в журналісті необхідно прописати в тексті заявки.
Водночас не дозволено сплачувати ЗМІ за друк матеріалів та рекламу своєї організації.
- Якщо ГО декілька років не отримувало гранти, а співпрацювало по грантових проектах зі ЗМІ, це знижує її шанси у конкурсі?
Відповідно до умов конкурсу громадська організація має підтвердити свою участь у проєктах, щоб показати свій досвід, спроможність виконати поставлені задачі. Рішення про надання грантів, достатності досвіду залучених в роботу проєкту експертів ухвалюють члени грантової комісії при розгляді заявок.
- Те, що заповнені відповідно до Методології паспорти та анкети об’єктів, мають бути представлені на Порталі великого відновлення – Big Recovery Portal, треба зазначати у конкурсній заявці?
Так, в конкурсній заявці треба обов’язково вказувати всі види діяльності за проєктом. Тому подання заповненої анкети, а в Конкурсі 1 фотоматеріалів на Портал великого відновлення потрібно зазначати в заявці
- Чи допускається, що проект, крім, власне, моніторингу, буде побудований на розслідуваннях та репортажах, які виходитимуть у ЗМІ-партнері(але яке не є ГО, але, власне, і є інформаційним ресурсом ГО)?
Джерелом інформації для заповнення паспорту та анкети відбудови/відновлення об’єктів можуть бути розслідування, які виходять в ЗМІ, але якщо це не єдине джерело для аналізу. В анкеті треба чітко визначати джерела інформації. Зокрема для моніторингу закупівель необхідно надавати посилання на сторінку Prozorro, де зазначені закупівлі та представлені документи закупівель, джерело інформації про фінансування, тощо. Для моніторингу відбудови на місцях джерелом інформації також будуть інтерв’ю зі заінтересованими особами, візити на об’єкти і відповідно фото / відеофіксація елементів безбар’єрності та енергоефективності (або їх відсутності) об’єктів.
- Чи залишилася вимога до керівника й бухгалтера щодо перебування в штаті на засадах трудового договору, яка була в попередньому конкурсі?
Наявність керівника та бухгалтера в штаті проєкту свідчить про сталість організації, що враховується грантовою комісією при розгляді заявок. Тому ми очікуємо, що в команді, яка здійснює проєкт, так і буде. Водночас враховуючи наявну ситуацію в країні ця вимога є бажаною, а не обов’язковою.
Але керівник проєкту та бухгалтер обов’язково мають бути, як і команда експертів, що здійснює проєкт.
- Чи припустимо мати в проєктній команді на засадах трудового договору лише одну людину, а саме керівника проєкту?
Якщо йдеться про те, що керівник проєкту працює на засадах трудового договору, а інші фахівці проєкту залучаються як фізичні особи-підприємці, то така ситуація є можливою.
Водночас в заявці та бюджеті потрібно вказати відповідних фахівців, а також надати їх резюме.
- Які документи потрібні для участі в конкурсі?
Для участі в конкурсі потрібно подати такі документи:
- Сканокопія реєстраційної картки проєкту, підписаної й завіреної печаткою організації (обов’язково).
- Заповнена аплікаційна форма (обов’язково).
- Бюджет проєкту (обов’язково).
- Листи від партнерських організацій, що засвідчують готовність партнерів взяти участь у реалізації проєкту та описують характер цієї участі (надаються у разі, якщо проєкт планується реалізовувати в партнерстві з іншими громадськими організаціями, ЗМІ).
- Копія виписки із ЄДР (обов’язково).
6. Копія рішення ДФС про включення Вашої організації до Нового реєстру неприбуткових організацій (обов’язково).
Просимо врахувати, що Додаток С. Інструкції до конкурсу – включає детальніший опис Інструкцій з подання заявок на участь в конкурсі.
- Чи обовʼязково ГО, яка хоче взяти участь у грантовій програмі, повинна мати досвід проектів підтримки донорів?
Досвід реалізації проєктів за гроші міжнародної технічної допомоги є обов’язковим.
Водночас не є обов’язковим, але бажаним досвід саме в питаннях моніторингу відбудови. Однак такий досвід буде перевагою.
Водночас, для Конкурсу 2 – моніторинг закупівель, досвід саме з моніторингу закупівель є обов’язковим.
Також ГО може залучити до роботи над проєктом експертів, які це робили в інших проєктах (а не сама організація).
- Чи обовʼязкова сторінка у фейсбуці чи сайт?
Так, повинно бути принаймні 2 інформаційні канали.
Це можуть бути як соцмережі, так і сайт.
- Чи обовʼязково потрібні сертифікати (чи які документи?) експертів, які залучатимуться до моніторингу?
Ні, не обов'язково.
Водночас при подачі заявки необхідно подати резюме ключових експертів, в яких зазначено їх досвід.
- Чи є вимоги до інформаційного супроводу проєкту? Кількість залучених ЗМІ?
Інформаційне супроводження проєкту є важливим та необхідним. У вимогах зазначено, що важливо підготувати та оприлюднити принаймні одну історію успіху (або історію помилок), але це додатково до інших інформаційних повідомлень.
Про інформаційне охоплення, канали поширення інформації, які ви збираєтеся використовувати, важливо написати у заявці у пункті “інформаційне охоплення”. Там ви можете перерахувати ці канали, дати на них посилання, а також вказати приблизне охоплення.
- І скільки обʼєктів для моніторингу має бути, це може бути один обʼєкт в районі? Чи всі в конкретному регіоні?
Ми не визначали кількість об’єктів, які будуть підлягати моніторингу.
Ми зараз відкриті до пропозицій. Звісно, що при виборі організацій ми будемо вибирати ті, в яких баланс вартість / кількість / спроможність будуть найкращими.
Разом з тим, ми не розраховуємо, що в межах одного проєкту реалістично промоніторити всі проєкти в регіоні.
- Скажіть будь ласка протягом дії гранту з моніторингу коштів на відбудову, яку саме звітність вимагатиме донор? Що це має бути? Щомісячні проміжні програмні та фінансові звіти? Тільки фінальний звіт? Які саме додатки і що в них має бути.
Ми надсилаємо нашим грантистам усі форми звітів, адже наша звітність має стандартну форму.
Наративний та фінансовий звіти подаються двічі за проєкт (проміжний та фінальний звіти).
Існують форми щомісячної звітності, але вони стосуються лише наративної частини та являють собою короткий список активностей, які протягом місяця було здійснено грантистами.
Також щомісяця грантисти надсилають банківські виписки з рахунків, на які надходять грантові кошти.
Додатками до наративної звітності можуть бути продукти, створені у проєкті (звіти, посібники...), посилання на дописи в соцмережах, відео і т.д.
Додатками до фінансових звітів можуть бути договори з ФОПами, штатний розпис, табелі обліку робочого часу, накази про прийняття на роботу, копії первинних документів, які підтверджують витрати по кожній статті бюджету.
- Чи є ще, окрім 5 зазначених документів до грантової заявки, що має подати ГО до початку проєкту (політики і таке інше)?
На етапі подачі потрібно подати документи та додатки, що вказані в оголошенні про конкурс та в аплікаційній формі.
Йдеться про Аплікаційну форму з додатками та Бюджет проєкту.
- Чи можна отримати інструкцію щодо фінансового звітування?
Фінансовий звіт являє собою ексель таблиці, де є ваш звіт про витрати та прогноз використання коштів. Форма фінансового звіту, Інструкція по її заповнення надсилаються разом із підписаною Грантовою угодою.
Фактично при складанні звіту важливо використовувати ті ж правила, що і при складанні бюджету на етапі подачі заявки. Рекомендації з підготовки бюджету є складовою Додатку С. Інструкції до конкурсу.
Для складання фінансового звіту до Грантової угоди долучається додаток "Основні вимоги ГО ІЕД з управління коштами гранту, підготовки звітів та закупівель", в яких детально визначено питання звітності.
Фінансовий звіт подається двічі за проєкт. Ми детально пояснюємо, як робити фінансову та наративну звітність нашим грантистам після відбору. Вона не є складною. Окрім того, наші грантисти можуть комунікувати з нами поштою чи телефоном, якщо в них виникають питання.
- Який документ є підтвердженням для Вас, що ми реалізовували подібні проєкти в сфері громадського контролю?
Для підтвердження досвіду ми просимо надсилати перелік проєктів, які здійснювала ГО з подібної тематики, а також резюме керівника проєкту та ключових експертів проєкту.
В переліку проєктів будемо вдячні за вказування посилань на відповідну інформацію на сайті або в соціальних мережах організацій.
- Чи може ГО залучити та включити в бюджет фахівців профільної державної інституції для проведення наприклад тренінгу?
За правилами ЄС сплата гонорарів державним чиновникам за кошти грантів заборонена.
Тому тренінги, які проводяться державними службовцями є допустимими лише на умовах pro bono.
При цьому, тренінги є допустимими з боку інших осіб за наявності чіткого обґрунтування, у який спосіб відповідний тренінг допоможе вашій організації ефективно реалізувати проєкт.
- Чи можливо обрати тільки один регіон для проведення перевірок, наприклад Бучанську громаду?
Так, звісно. Для моніторингу можна обрати об’єкти з однієї громади.
- У проєкті бюджету є стаття Обладнання, що саме можна туди включати?
Йдеться про обладнання, яке необхідне організації для впровадження проєкту. Необхідно надати відповідне обґрунтування.
Зверніть увагу, що сума закупки обладнання не може перевищувати 10% від загальної суми бюджету.
- Аби взяти участь у цьому конкурсі ''Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури'', треба домовитись з власниками об'єкту, що ми будемо проводити з ними моніторинг?
Для ефективного впровадження проєкту важливо буде провести глибинне інтерв’ю з балансоутримувачем відповідно об’єкту соціальної інфраструктури та органом влади, який фінансував відбудову. Також важливо врахувати, що фотозйомка відбудованого об’єкту є обов’язкового в цьому конкурсі, а відеозйомка – дуже бажаною.
Тому якщо у вас буде домовленість про співпрацю ще на етапі подачі проєкту, це допоможе вам реалізувати проєкт і буде враховано при оцінці вашої заявки Грантовою комісією.
***
Проєкт «Контроль витрат на відновлення» реалізує Центр економічної стратегії, Інститут економічних досліджень та політичних консультацій та Технології Прогресу за фінансової підтримки Європейського Союзу.
