До 31 жовтня триває два конкурси в межах грантової програми «Моніторинг відбудови», яка відбувається в межах проєкту «Контроль витрат на відновлення» за підтримки Європейського Союзу:
- Конкурс 1: Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури. Оголошення про подачу заявок на цей конкурсу доступне на сторінці ІЕД за посиланням: http://www.ier.com.ua/ua/Grants?pid=7534
- Конкурс 2: Моніторинг закупівель з відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури. Оголошення про подачу заявок на цей конкурсу доступне на сторінці ІЕД за посиланням: http://www.ier.com.ua/ua/Grants?pid=7534
В межах конкурсів ми отримали ряд питань, на які даємо відповіді.
- Чи можливий старт проєкту з березня 2025 р. при подачі на конкурс зараз?
Так, можливий за умови, що завершення вашого проєкту відбудеться до завершення проєкту “Контроль витрат на відновлення”.
- Чи може організація брати участь у двох конкурсах одночасно?
Організація може брати участь у двох конкурсах одночасно. Водночас вона має довести при цьому свою спроможність та достатність досвіду та експертності.
- В умовах гранту вказано, що об'єкти для моніторингу не повинні розташовуватись ближче, ніж за 50 км до лінії бойових дій. Місто Суми знаходиться за 35 км від кордону з рф, чи вважається кордон з рф лінією бойових дій? Чи підходять об'єкти відбудови, які розташовані в місті Суми для моніторингу в умовах гранту?
Цього разу виняток щодо умови у 50 км до лінії бойових дій зроблено лише для Харкова, Херсону та Запоріжжя. Для наступного раунду конкурсів ми розглянемо можливість розширення цього списку.
Нагадуємо, що конкурси в межах грантової програми «Моніторинг відбудови» проводяться щокварталу. Наступний конкурси буде оголошено в січні.
- Чи може організація, яка зареєстрована в Києві, але впроваджує свою діяльність у інших регіонах, подаватися на конкурс “Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури”?
Так, організації, зареєстровані в м.Київ, можуть подаватись до участі в обох конкурсах, але повинні проілюструвати в заявці наявність досвіду роботи в регіонах.
- Чи може ГО подаватися на конкурс разом зі ЗМІ та вносити у бюджет гонорари для журналістів?
В проєктні команди можна залучати журналістів або як найманих працівників, або як ФОП: для цього в бюджеті проєкту потрібно передбачити зарплату або гонорар за виконану роботу. Обґрунтування потреби в журналісті необхідно прописати в тексті заявки.
Водночас не дозволено сплачувати ЗМІ за друк матеріалів та рекламу своєї організації.
- Якщо ГО декілька років не отримувало гранти, а співпрацювало по грантових проектах зі ЗМІ, це знижує її шанси у конкурсі?
Відповідно до умов конкурсу громадська організація має підтвердити свою участь у проєктах, щоб показати свій досвід, спроможність виконати поставлені задачі. Рішення про надання грантів, достатності досвіду залучених в роботу проєкту експертів ухвалюють члени грантової комісії при розгляді заявок.
- Те, що заповнені відповідно до Методології паспорти та анкети об’єктів, мають бути представлені на Порталі великого відновлення – Big Recovery Portal, треба зазначати у конкурсній заявці?
Так розуміємо, що йдеться про потребу вказувати при подачі заявки всі етапи роботи над проєктом? Так, це важливо зробити.
Оскільки одним з етапів є представлення анкет на Порталі великого відновлення, в заявці про це варто написати.
- Чи може бути один журналіст або експерт зазначений у якості виконавця у двох заявках від різних ГО, але на різні конкурси - окремо на "Моніторинг відбудови", окремо, на "Моніторинг закупівель"? Це допускається?
Це допускається за умови, що в проєкті чітко вказано про таку подвійну залученість та доведено, що відповідна особа впорається з виконанням одного завдання без завдання шкоди іншому. Водночас такі пропозиції та відповідно звіти за виконання таких проєктів будуть ретельно перевірятись на наявність /відсутність подвійного фінансування однакових робіт.
- Скільки об'єктів для моніторингу (закупівель для моніторингу) треба обрати? Якщо ці об'єкти (закупівлі) співпадатимуть з вказаними у інших заявках з різних областей?
Ми вилучаємо з моніторингу об’єкти, які вже були або перебувають в моніторингу інших організацій та вимагаємо замінити їх на еквівалентні. Саме тому ми створили таблицю з тими об’єктами, які вже було взято до моніторингу.
Кількість об’єктів, які потрапляють в моніторинг, різниться між проєктами. В середньому ця кількість становить 10-12 об’єктів для Конкурсу 1 та 18-20 обєктів для Конкурсу 2. При цьому, важливо врахувати, що у випадку моніторингу закупівель, моніторинг одного об’єкта найчастіше включає аналіз кількох закупівель, які проводяться для відбудови/ відновлення.
- Чи допускається, що проект, крім, власне, моніторингу, буде побудований на розслідуваннях та репортажах, які виходитимуть у ЗМІ-партнері(але яке не є ГО, але, власне, і є інформаційним ресурсом ГО)?
Джерелом інформації для заповнення паспорту та анкети відбудови/відновлення об’єктів можуть бути розслідування, які виходять в ЗМІ, але якщо це не єдине джерело для аналізу. В анкеті треба чітко визначати джерела інформації. Зокрема для моніторингу закупівель необхідно надавати посилання на сторінку Prozorro, де зазначені закупівлі та представлені документи закупівель, джерело інформації про фінансування, тощо. Для моніторингу відбудови на місцях джерелом інформації також будуть інтерв’ю зі заінтересованими особами, візити на об’єкти і відповідно фото / відеофіксація елементів безбар’єрності та енергоефективності (або їх відсутності) об’єктів.
***
Нижче повторюємо про всяк випадок відповіді на питання, які приходили на попередні два конкурси.
- Чи залишилася вимога до керівника й бухгалтера щодо перебування в штаті на засадах трудового договору, яка була в попередньому конкурсі?
Враховуючи наявну ситуацію в країні ця вимога є бажаною. Але наявність керівника та бухгалтера в штаті проєкту свідчить про сталість організації, що враховується грантовою комісією при розгляді заявок.
Важливо: обов’язковою є вимога, щоб в команді проєкту обов’язково були Керівник проєкту та бухгалтер, а також інші фахівці.
- Чи припустимо мати в проєктній команді на засадах трудового договору лише одну людину, а саме керівника проєкту?
Якщо йдеться про те, що керівник проєкту працює на засадах трудового договору, а інші фахівці проєкту залучаються як фізичні особи-підприємці, то така ситуація є можливою.
Водночас в заявці та бюджеті потрібно вказати відповідних фахівців, а також надати їх резюме.
- Які документи потрібні для участі в конкурсі?
Для участі в конкурсі потрібно подати такі документи:
- Сканокопія реєстраційної картки проєкту, підписаної й завіреної печаткою організації (обов’язково).
- Заповнена аплікаційна форма (обов’язково).
- Бюджет проєкту (обов’язково).
- Листи від партнерських організацій, що засвідчують готовність партнерів взяти участь у реалізації проєкту та описують характер цієї участі (надаються у разі, якщо проєкт планується реалізовувати в партнерстві з іншими громадськими організаціями, ЗМІ).
- Копія виписки із ЄДР (обов’язково).
- Копія рішення ДФС про включення Вашої організації до Нового реєстру неприбуткових організацій (обов’язково).
Просимо врахувати, що Додаток С. Інструкції до конкурсу – включає детальніший опис Інструкцій з подання заявок на участь в конкурсі.
- Чи обовʼязково ГО, яка хоче взяти участь у грантовій програмі повинна мати досвід проектів підтримки донорів?
Досвід реалізації проєктів за гроші міжнародної технічної допомоги є обов’язковим.
Водночас не є обов’язковим, але бажаним досвід саме в питаннях моніторингу відбудови. Однак такий досвід буде перевагою.
Водночас, для Конкурсу 2 – моніторинг закупівель, досвід саме з моніторингу закупівель є обов’язковим.
Також ГО може залучити до роботи над проєктом експертів, які це робили в інших проєктах (а не сама організація).
- Чи обовʼязкова сторінка у фейсбуці чи сайт?
Так, повинно бути принаймні 2 інформаційні канали.
Це можуть бути як соцмережі, так і сайт.
- Чи обовʼязково потрібні сертифікати (чи які документи?) експертів, які залучатимуться до моніторингу?
Ні, не обов'язково.
Водночас при подачі заявки необхідно подати резюме ключових експертів, в яких зазначено їх досвід.
- Чи є вимоги до інформаційного супроводу проєкту? Кількість залучених ЗМІ?
Інформаційне супроводження проєкту є важливим та необхідним. У вимогах зазначено, що важливо підготувати та оприлюднити принаймні одну історію успіху (або історію помилок), але це додатково до інших інформаційних повідомлень.
Про інформаційне охоплення, канали поширення інформації, які ви збираєтеся використовувати, важливо написати у заявці у пункті “інформаційне охоплення”. Там ви можете перерахувати ці канали, дати на них посилання, а також вказати приблизне охоплення.
- І скільки обʼєктів для моніторингу має бути, це може бути один обʼєкт в районі? Чи всі в конкретному регіоні?
Для цього анонсу ми не визначали кількість об’єктів, які будуть підлягати моніторингу.
Ми зараз відкриті до пропозицій. Звісно, що при виборі організацій ми будемо вибирати ті, в яких баланс вартість / кількість / спроможність будуть найкращими.
Разом з тим, ми не розраховуємо, що в межах одного проєкту реалістично промоніторити всі проєкти в регіоні.
- Скажіть будь ласка протягом дії гранту з моніторингу коштів на відбудову, яку саме звітність вимагатиме донор? Що це має бути? Щомісячні проміжні програмні та фінансові звіти? Тільки фінальний звіт? Які саме додатки і що в них має бути.
Ми надсилаємо нашим грантистам усі форми звітів, адже наша звітність має стандартну форму.
Наративний та фінансовий звіти подаються двічі за проєкт (проміжний та фінальний звіти).
Існують форми щомісячної звітності, але вони стосуються лише наративної частини та являють собою короткий список активностей, які протягом місяця було здійснено грантистами.
Також щомісяця грантисти надсилають банківські виписки з рахунків, на які надходять грантові кошти.
Додатками до наративної звітності можуть бути продукти, створені у проєкті (звіти, посібники...), посилання на дописи в соцмережах і т.д.
Додатками до фінансових звітів можуть бути договори з ФОПами, штатний розпис, табелі обліку робочого часу, накази про прийняття на роботу, копії первинних документів, які підтверджують витрати по кожній статті бюджету.
- Чи є ще, окрім 5 зазначених документів до грантової заявки, що має подати ГО до початку проєкту (політики і таке інше)?
На етапі подачі потрібно подати документи та додатки, що вказані в оголошенні про конкурс та в аплікаційній формі.
Йдеться про Аплікаційну форму з додатками та Бюджет проєкту.
- Чи можна отримати інструкцію щодо фінансового звітування?
Фінансовий звіт являє собою ексель таблиці, де є ваш звіт про витрати та прогноз використання коштів.
Фактично при складанні звіту важливо використовувати ті ж правила, що і при складанні бюджету на етапі подачі заявки. Рекомендації з підготовки бюджету є складовою Додатку С. Інструкції до конкурсу.
Для складання фінансового звіту до Грантової угоди долучається додаток "Основні вимоги ГО ІЕД з управління коштами гранту, підготовки звітів та закупівель", в яких детально визначено питання звітності.
Фінансовий звіт подається двічі за проєкт. Ми детально пояснюємо, як робити фінансову та наративну звітність нашим грантистам після відбору. Вона не є складною. Окрім того, наші грантисти можуть комунікувати з нами поштою чи телефоном, якщо в них виникають питання.
- Який документ є підтвердженням для Вас, що ми реалізовували подібні проєкти в сфері громадського контролю?
Для підтвердження досвіду ми просимо надсилати перелік проєктів, які здійснювала ГО з подібної тематики, а також резюме керівника проєкту та ключових експертів проєкту.
В переліку проєктів будемо вдячні за вказування посилань на відповідну інформацію на сайті або в соціальних мережах організацій.
- Чи може ГО залучити та включити в бюджет фахівців профільної державної інституції для проведення наприклад тренінгу?
За правилами ЄС сплата гонорарів державним чиновникам за кошти грантів заборонена.
Тому тренінги, які проводяться державними службовцями є допустимими лише на умовах про боно.
При цьому, тренінги є допустимими з боку інших осіб за наявності чіткого обґрунтування, у який спосіб відповідний тренінг допоможе вашій організації ефективно реалізувати проєкт.
- Чи можливо обрати тільки один регіон для проведення перевірок, наприклад Бучанську громаду?
Так, звісно. Для моніторингу можна обрати об’єкти з однієї громади.
- У проєкті бюджету є стаття Обладнання, що саме можна туди включати?
Йдеться про обладнання, яке необхідне організації для впровадження проєкту. Необхідно надати відповідне обґрунтування.
Зверніть увагу, що сума закупки обладнання не може перевищувати 10% від загальної суми бюджету. Тобто це 25 000 грн (з 250 000) та 35 000 (відповідно).
- Аби взяти участь у цьому конкурсі ''Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури'', треба домовитись з власниками об'єкту, що ми будемо проводити з ними моніторинг?
Для ефективного впровадження проєкту важливо буде провести інтерв’ю з балансоутримувачем відповідно об’єкту соціальної інфраструктури та органом влади, який фінансував відбудову. Також важливо врахувати, що фотозйомка відбудованого об’єкту є обов’язкового в цьому конкурсі, а відеозйомка – дуже бажаною.
Тому якщо у вас буде домовленість про співпрацю ще на етапі подачі проєкту, це допоможе вам реалізувати проєкт і буде враховано при оцінці вашої заявки Грантовою комісією.
***
Проєкт «Контроль витрат на відновлення» реалізує Центр економічної стратегії, Інститут економічних досліджень та політичних консультацій та Технології Прогресу за фінансової підтримки Європейського Союзу.
