До 31 липня триває два конкурси в межах грантової програми «Моніторинг відбудови», яка відбувається в межах проєкту «Контроль витрат на відновлення» за підтримки Європейського Союзу:
- Конкурс 1: Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури. Оголошення про подачу заявок на цей конкурсу доступне на сторінці ІЕД за посиланням: http://www.ier.com.ua/ua/Grants/?pid=7494
- Конкурс 2: Моніторинг закупівель з відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури. Оголошення про подачу заявок на цей конкурсу доступне на сторінці ІЕД за посиланням: http://www.ier.com.ua/ua/Grants/?pid=7495
В межах цих конкурсів ми отримали лише два питання, що може означати, що на всі інші питання відповіді були в минулі рази (дивіться нижче).
Пропонуємо до уваги відповіді на отримані цього разу питання:
- В умовах гранту вказано, що об'єкти для моніторингу не повинні розташовуватись ближче, ніж за 50 км до лінії бойових дій. Місто Суми знаходиться за 35 км від кордону з рф, чи вважається кордон з рф лінією бойових дій? Чи підходять об'єкти відбудови, які розташовані в місті Суми для моніторингу в умовах гранту?
Цього разу виняток щодо умови у 50 км до лінії бойових дій зроблено лише для Харкова, Херсону та Запоріжжя. Для наступного раунду конкурсів ми розглянемо можливість розширення цього списку.
Нагадуємо, що конкурси в межах грантової програми «Моніторинг відбудови» проводяться щокварталу. Наступний конкурси буде оголошено в жовтні.
- Чи може організація, яка зареєстрована в Києві, але впроваджує свою діяльність у інших регіонах, подаватися на конкурс “Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури”?
В умовах цього конкурсу було прописано, що, на жаль, організації, які зареєстровані в Києві, не можуть брати участь в конкурсі “Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури”, але можуть брати участь в конкурсі «Моніторинг закупівель».
Однак хочемо наголосити, що вже ухвалили рішення, що в наступному раунді конкурсу, який буде відбуватись восени, до участі будуть допущені ГО, які зареєстровані в Києві, але проводять свою діяльність в регіонах України.
Тому дуже будемо вдячні, якщо зможете податись наступного разу.
***
Нижче повторюємо про всяк випадок відповіді на питання, які приходили на попередні два конкурси.
- Чи залишилася вимога до керівника й бухгалтера щодо перебування в штаті на засадах трудового договору, яка була в попередньому конкурсі?
Враховуючи наявну ситуацію в країні ця вимога є бажаною. Але наявність керівника та бухгалтера в штаті проєкту свідчить про сталість організації, що враховується грантовою комісією при розгляді заявок.
Важливо: обов’язковою є вимога, щоб в команді проєкту обов’язково були Керівник проєкту та бухгалтер, а також інші фахівці.
- Чи припустимо мати в проєктній команді на засадах трудового договору лише одну людину, а саме керівника проєкту?
Якщо йдеться про те, що керівник проєкту працює на засадах трудового договору, а інші фахівці проєкту залучаються як фізичні особи-підприємці, то така ситуація є можливою.
Водночас в заявці та бюджеті потрібно вказати відповідних фахівців, а також надати їх резюме.
- Які документи потрібні для участі в конкурсі?
Для участі в конкурсі потрібно подати такі документи:
- Сканокопія реєстраційної картки проєкту, підписаної й завіреної печаткою організації (обов’язково).
- Заповнена аплікаційна форма (обов’язково).
- Бюджет проєкту (обов’язково).
- Листи від партнерських організацій, що засвідчують готовність партнерів взяти участь у реалізації проєкту та описують характер цієї участі (надаються у разі, якщо проєкт планується реалізовувати в партнерстві з іншими громадськими організаціями, ЗМІ).
- Копія виписки із ЄДР (обов’язково).
6. Копія рішення ДФС про включення Вашої організації до Нового реєстру неприбуткових організацій (обов’язково).
Просимо врахувати, що Додаток С. Інструкції до конкурсу – включає детальніший опис Інструкцій з подання заявок на участь в конкурсі.
- Яка гранична сума гранту?
Середні суми грантів визначено у 250 000 грн для грантів по конкурсу “Моніторинг відбудови та відновлення на місцях” та 300 000 грн по конкурсу “Моніторинг закупівель”. При цьому, при хорошому обґрунтуванні потреби в більших коштах та достатньому обсязі роботи бюджет може бути на 10-15% вищим за ці суми.
- Чи обовʼязково ГО, яка хоче взяти участь у грантовій програмі повинна мати досвід проектів підтримки донорів?
Досвід реалізації проєктів за гроші міжнародної технічної допомоги є обов’язковим.
Водночас не є обов’язковим, але бажаним досвід саме в питаннях моніторингу відбудови. Однак такий досвід буде перевагою.
Водночас, для Конкурсу 2 – моніторинг закупівель, досвід саме з моніторингу закупівель є обов’язковим.
Також ГО може залучити до роботи над проєктом експертів, які це робили в інших проєктах (а не сама організація).
- Чи обовʼязкова сторінка у фейсбуці чи сайт?
Так, повинно бути принаймні 2 інформаційні канали.
Це можуть бути як соцмережі, так і сайт.
- Чи обовʼязково потрібні сертифікати (чи які документи?) експертів, які залучатимуться до моніторингу?
Ні, не обов'язково.
Водночас при подачі заявки необхідно подати резюме ключових експертів, в яких зазначено їх досвід.
- Чи є вимоги до інформаційного супроводу проєкту? Кількість залучених ЗМІ?
Інформаційне супроводження проєкту є важливим та необхідним. У вимогах зазначено, що важливо підготувати та оприлюднити принаймні одну історію успіху (або історію помилок), але це додатково до інших інформаційних повідомлень.
Про інформаційне охоплення, канали поширення інформації, які ви збираєтеся використовувати, важливо написати у заявці у пункті “інформаційне охоплення”. Там ви можете перерахувати ці канали, дати на них посилання, а також вказати приблизне охоплення.
- І скільки обʼєктів для моніторингу має бути, це може бути один обʼєкт в районі? Чи всі в конкретному регіоні?
Для цього анонсу ми не визначали кількість об’єктів, які будуть підлягати моніторингу.
Ми зараз відкриті до пропозицій. Звісно, що при виборі організацій ми будемо вибирати ті, в яких баланс вартість / кількість / спроможність будуть найкращими.
Разом з тим, ми не розраховуємо, що в межах одного проєкту реалістично промоніторити всі проєкти в регіоні.
- Скажіть будь ласка протягом дії гранту з моніторингу коштів на відбудову, яку саме звітність вимагатиме донор? Що це має бути? Щомісячні проміжні програмні та фінансові звіти? Тільки фінальний звіт? Які саме додатки і що в них має бути.
Ми надсилаємо нашим грантистам усі форми звітів, адже наша звітність має стандартну форму.
Наративний та фінансовий звіти подаються двічі за проєкт (проміжний та фінальний звіти).
Існують форми щомісячної звітності, але вони стосуються лише наративної частини та являють собою короткий список активностей, які протягом місяця було здійснено грантистами.
Також щомісяця грантисти надсилають банківські виписки з рахунків, на які надходять грантові кошти.
Додатками до наративної звітності можуть бути продукти, створені у проєкті (звіти, посібники...), посилання на дописи в соцмережах і т.д.
Додатками до фінансових звітів можуть бути договори з ФОПами, штатний розпис, табелі обліку робочого часу, накази про прийняття на роботу, копії первинних документів, які підтверджують витрати по кожній статті бюджету.
- Чи є ще, окрім 5 зазначених документів до грантової заявки, що має подати ГО до початку проєкту (політики і таке інше)?
На етапі подачі потрібно подати документи та додатки, що вказані в оголошенні про конкурс та в аплікаційній формі.
Йдеться про Аплікаційну форму з додатками та Бюджет проєкту.
- Чи можна отримати інструкцію щодо фінансового звітування?
Фінансовий звіт являє собою ексель таблиці, де є ваш звіт про витрати та прогноз використання коштів.
Фактично при складанні звіту важливо використовувати ті ж правила, що і при складанні бюджету на етапі подачі заявки. Рекомендації з підготовки бюджету є складовою Додатку С. Інструкції до конкурсу.
Для складання фінансового звіту до Грантової угоди долучається додаток "Основні вимоги ГО ІЕД з управління коштами гранту, підготовки звітів та закупівель", в яких детально визначено питання звітності.
Фінансовий звіт подається двічі за проєкт. Ми детально пояснюємо, як робити фінансову та наративну звітність нашим грантистам після відбору. Вона не є складною. Окрім того, наші грантисти можуть комунікувати з нами поштою чи телефоном, якщо в них виникають питання.
- Який документ є підтвердженням для Вас, що ми реалізовували подібні проєкти в сфері громадського контролю?
Для підтвердження досвіду ми просимо надсилати перелік проєктів, які здійснювала ГО з подібної тематики, а також резюме керівника проєкту та ключових експертів проєкту.
В переліку проєктів будемо вдячні за вказування посилань на відповідну інформацію на сайті або в соціальних мережах організацій.
- Чи може ГО залучити та включити в бюджет фахівців профільної державної інституції для проведення наприклад тренінгу?
За правилами ЄС сплата гонорарів державним чиновникам за кошти грантів заборонена.
Тому тренінги, які проводяться державними службовцями є допустимими лише на умовах про боно.
При цьому, тренінги є допустимими з боку інших осіб за наявності чіткого обґрунтування, у який спосіб відповідний тренінг допоможе вашій організації ефективно реалізувати проєкт.
- Чи можливо обрати тільки один регіон для проведення перевірок, наприклад Бучанську громаду?
Так, звісно. Для моніторингу можна обрати об’єкти з однієї громади.
- У проєкті бюджету є стаття Обладнання, що саме можна туди включати?
Йдеться про обладнання, яке необхідне організації для впровадження проєкту. Необхідно надати відповідне обґрунтування.
Зверніть увагу, що сума закупки обладнання не може перевищувати 10% від загальної суми бюджету. Тобто це 25 000 грн (з 250 000) та 35 000 (відповідно).
- Аби взяти участь у цьому конкурсі ''Моніторинг відбудови та відновлення на місцях: об’єкти соціальної інфраструктури'', треба домовитись з власниками об'єкту, що ми будемо проводити з ними моніторинг?
Для ефективного впровадження проєкту важливо буде провести інтерв’ю з балансоутримувачем відповідно об’єкту соціальної інфраструктури та органом влади, який фінансував відбудову. Також важливо врахувати, що фотозйомка відбудованого об’єкту є обов’язкового в цьому конкурсі, а відеозйомка – дуже бажаною.
Тому якщо у вас буде домовленість про співпрацю ще на етапі подачі проєкту, це допоможе вам реалізувати проєкт і буде враховано при оцінці вашої заявки Грантовою комісією.
***
Проєкт «Контроль витрат на відновлення» реалізує Центр економічної стратегії, Інститут економічних досліджень та політичних консультацій та Технології Прогресу за фінансової підтримки Європейського Союзу.
